Siapa yang masih merasa bahwa jika menggunakan jasa event organizer justru malah tidak efektif dan hanya menghamburkan biaya saja? Hmm.. pemikiran tersebut keliru jika kamu mengetahui keuntungan, manfaat, dan pentingnya menggunakan jasa event organizer.
Terus apa sih pentingnya jasa event organizer? Apakah klien akan mendapat jaminan acara berjalan lancar 100%?
Artikel ini akan membahas tuntas terkait keuntungan dan pentingnya jasa event organizer untuk kelancaran sebuah acara.
Macam-Macam Jasa Event Organizer
Event organizer adalah jasa untuk mengatur suatu acara sesuai dengan permintaan klien. Event organizer biasanya memiliki berbagai macam cakupan acara apa saja yang dapat di handle oleh mereka. Biasanya bergantung kepada penyedia jasanya.
Seperti salah satu agensi di Depok yaitu G-Communications, salah satu penyedia jasa event organizer terbesar yang menyediakan jasa untuk berbagai acara, kecuali pernikahan.
Berikut macam-macam acara yang dapat di handle oleh G-Communications:
1. EO One Stop Service Agency
One stop service berarti pelayanan yang langsung selesai satu kali. Tetapi cakupan tanggung jawabnya dimulai dari perumusan konsep acara, perumusan teknis acara, menyusun rundown acara, menyusun rancangan anggaran biaya, persiapan acara, pelaksanaan acara, hingga penutupan acara serta pelaporannya. One stop service agency ini merupakan event organizer terbesar yang mengurus suatu acara secara keseluruhan.
2. EO MICE (Meeting, Incentive, Convention, dan Exhibition)
MICE biasanya acara yang berskala nasional dan internasional. Lembaga pemerintahan atau perusahaan swasta besar untuk mengadakan meeting besar biasanya membutuhkan jasa EO untuk kelancaran acaranya. Contoh event MICE ini adalah pameran, peluncuran produk baru, konferensi besar antar negara, dan pertemuan membahas program kerja suatu lembaga atau perusahaan.
G-Communications pernah mengurus acara MICE dari Kementerian Komunikasi dan Informatika untuk meluncurkan salah satu produk dari program kerja kementerian.
3. EO Promotor Musik dan Hiburan
EO promotor musik dan hiburan ini biasa mengurus kegiatan konser bagi artis lokal maupun mancanegara. Dibutuhkan skill khusus karena mengurus acara musik dengan acara meeting tentu berbeda. Bagaimana melakukan lighting, check sound, dan hal-hal yang berkaitan dengan acara musik.
4. EO for Virtual
Semenjak adanya pandemi covid, acara-acara yang biasanya diselenggarakan secara langsung berubah menjadi online atau sekarang biasa disebut dengan webinar. Banyak perusahaan yang membutuhkan jasa event organizer untuk acara yang diselenggarakan secara online. Penyediaan ruang meeting zoom yang dapat menampung ribuan partisipan, hingga kelancaran acara secara teknis.
Pentingnya Jasa Event Organizer
Lalu apa sih alasan kenapa kamu harus menggunakan jasa event organizer? Berikut 7 alasan pentingnya jasa event organizer bagi kelancaran bisnis kamu!
1. Mengoptimalkan Anggaran Biaya
Seorang klien bisa meminta anggaran biaya yang sesuai dengan budget yang disediakan oleh perusahaan. Hal ini tentu akan meminimalisir anggaran biaya tak terduga. Jasa EO akan menyusun anggaran biaya yang sesuai dan seefektif mungkin.
2. Kesesuaian Tema Acara
Setiap acara biasanya memiliki tema agar acara yang diselenggarakan tidak keluar dari jalur. Tema ini akan menentukan bagaimana acara dibawakan dan sampai ke audience. Sehingga EO ini akan menjadi jembatan penghubung antara perusahaan dan konsumennya jika itu berhubungan dengan perusahaan profitable.
3. Mengurangi Beban
Dengan menggunakan jasa EO, perusahaan tidak perlu memikirkan bagaimana menyusun konsep acara, teknis, hingga pelaksanaan acara di hari H. Hal tersebut sudah menjadi tanggung jawab event organizer. Pihak perusahaan hanya tinggal duduk dan meminta beberapa hal yang sekiranya masih kurang atau tidak sesuai.
4. Memiliki Fleksibilitas
Fleksibilitas di sini tidak hanya masalah waktu tetapi juga tempat. Jasa penyedia EO biasanya memiliki waktu konsultasi yang fleksibel, bahkan ada yang menyediakan layanan 24 jam. Untuk masalah tempat mereka fleksibel dalam menentukan tempat pertemuan. Di luar kota sekalipun pasti masih bisa diatur. EO biasanya memiliki fleksibilitas yang tinggi tergantung pada permintaan klien.
Baca Juga:
- Apa itu Personal Branding? Berikut Penjelasannya!
- PROFESI INI YANG AKAN DIBUTUHKAN BEBERAPA TAHUN KE DEPAN
- Social Media Agency: Pengertian, Tugas, dan Manfaat Bagi Bisnis Kamu
5. Manajemen Waktu yang Tepat
Apa itu waktu ngaret? Bagi EO waktu yang terlambat adalah kesalahan fatal yang menunjukkan ketidakprofesionalan. Manajemen waktu yang baik pasti akan berimbas pada kelancaran acara. Pihak perusahaan tidak perlu ikut pusing mengurusi waktu event, apalagi untuk event-event nasional berskala nasional.
6. Dihandle oleh Tenaga Profesional
Staff EO pasti berasal dari orang-orang yang berpengalaman dalam mengatur suatu acara. Keuntungan menggunakan jasa dengan tenaga profesional pasti akan meminimalisir masalah-masalah yang tidak perlu. Bahkan mereka akan memberikan yang terbaik karena hal tersebut akan berpengaruh pada penilaian agensi penyedia jasa tersebut.
7. Jaminan Kelancaran Acara
Walaupun terdengar seperti promising word tapi hal ini lah yang seharusnya menjadi alasan paling kuat mengapa harus memilih jasa event organizer. Setiap perusahaan/lembaga/perorangan pasti menginginkan acara yang berhasil dan sampai kepada target audience. Hal ini pasti ditawarkan oleh jasa EO di mana jaminan kelancaran suatu acara menjadi hal yang paling mendasar dan wajib terlaksana.
Itulah 7 alasan kenapa kamu harus memilih jasa event organizer untuk kelancaran suatu acara.
Kamu membutuhkan jasa event organizer untuk acaramu? Hubungi kami di sini!
