Ketika krisis melanda perusahaan/organisasi, tantangannya tidak ada informasi simpang siur yang timbul dan menjadi keresahan bagi kalangan di internal perusahaan. Tahun 2020 ini, pandemi COVID-19 adalah krisis paling terasa dampaknya oleh semua sektor dan kalangan, termasuk kebanyakan perusahaan/organisasi mengalami kerugian.
Untuk keluar dari sebuah krisis yang dihadapi, bergantung pada kematangan analisis apa yang terjadi dan proyeksi kedepan. Hal lain yang bisa menjadi andalan dalam menghadapi krisis adalah strategi internal communications (komunikasi internal).
Lalu, strategi internal communications seperti apa yang bisa dilakukan selama krisis?
Pengertian Internal Communications
Kita tentu mengenal fungsi utama dari public relations yaitu menjembatani komunikasi antara perusahaan/organisasi dengan publik. Public relations harus memastikan bahwa informasi yang berasal dari perusahaan bisa tersampaikan ke publik, begitu pun sebaliknya, agar terjalin hubungan yang baik antara kedua pihak. Namun, ada fungsi lain yang sangat penting dari PR, yaitu internal communications.
Internal communications adalah salah satu bagian dari PR yang berhubungan dengan komunikasi yang terjadi di dalam suatu perusahaan/organisasi. Dalam menghadapi krisis, PR harus memastikan internal communications dilaksanakan dengan strategi yang tepat.
Strategi Internal Communications
1. Menyiapkan Pusat Krisis
Strategi paling utama adalah menyiapkan suatu pusat krisis untuk informasi terkini mengenai krisis tersebut. Pusat krisis ini sangat penting agar tidak ada informasi simpang siur yang bisa mengancam atau bahkan memperburuk kondisi karyawan. PR harus bisa mengkomunikasikan krisis tersebut dengan jelas, terbuka, dan bertahap. Misalnya dengan memberikan informasi mengenai respon yang sudah diberikan perusahaan serta rencana apa yang akan dilakukan perusahaan untuk kedepannya.
Terkait keterbukaan informasi ini, PR harus memastikan bahwa setiap karyawan mendapatkan informasi yang sama. Di masa pandemi, penyebaran informasi melalui media sosial bisa dijadikan sebagai kunci utama. PR bisa memanfaatkan berbagai platform media sosial untuk melakukan komunikasi, atau bisa juga dengan membuat video singkat atau mengirimkan email.
2. Manajemen Tim
Strategi yang lain adalah dengan memastikan bahwa departemen-departemen atau tim-tim yang berada di perusahaan/organisasi tetap berjalan dengan selaras. Ketika krisis melanda, maka ada kemungkinan terjadinya kesalahpahaman atau miskomunikasi antar tim atau departemen. Dalam skenario terburuk, hal ini dapat memperburuk hubungan eksternal, yaitu hubungan kepada klien dan publik. Orang-orang di internal adalah bagian sangat penting untuk menjalankan strategi PR.
Jika mereka tidak mengerti apa yang sedang terjadi dalam perusahan atau bahkan tidak mendapatkan informasi mengenai langkah-langkah yang diambil oleh perusahaan dalam menghadapi krisis, lalu bagaimana bisa kita mengharapkan pihak luar untuk memahami dan mengambil peran dalam krisis yang dihadapi ini?
3. Motivasi Pihak Internal
Selanjutnya, strategi lain yang bisa dilakukan adalah dengan memberikan semangat dan inspirasi kepada seluruh pihak internal. PR harus bisa mengingatkan misi dan nilai-nilai perusahaan yang tidak boleh dilupakan dalam keadaan krisis. Di masa pandemi seperti sekarang, hal ini tentunya sangat penting untuk dilakukan.
Kita harus mengingat bahwa PR perlu mendengarkan dan menerima masukan dari berbagai pihak. Dengan mencari tahu apa yang dibutuhkan oleh karyawan serta memberikan apreasiasi, maka perusahaan bisa membuat komunikasi internal tetap terjaga dengan baik.
Kita tentunya harus mengingat bahwa tujuan utama dari strategi internal communications dalam masa krisis ini adalah menjamin bahwa tujuan utama dan nilai-nilai perusahaan dapat terus dipertahankan. Sebagai PR, selain menjembatani komunikasi dengan pihak eksternal, kita tidak boleh lupa bahwa pembentuk budaya perusahaan yang baik adalah orang-orang yang berada dalam perusahaan itu sendiri.
Baca Juga: PR Tradisional vs PR Digital
Sebagai tambahan, laporan tahunan Aon Hewitt mengenai ‘Tren dalam Keterlibatan Karyawan Global’ (Trends in Global Employee Engagement), melaporkan bahwa setiap peningkatan 1% dalam keterlibatan karyawan dalam perusahaan, maka ada peningkatan penjualan hingga 1%. Maka dari itu, PR harus bisa menjalankan perannya dengan baik dan benar dalam setiap krisis yang melanda perusahaan/organisasi.
