Istilah press conference sudah tidak asing di telinga kita. Mungkin kamu sering mendengar hal tersebut di berbagai media atau di industri hiburan. Press conference identik dengan suatu pengumuman besar dengan adanya satu orang yang berbicara. Mungkin otak kita juga sekarang sedang membayangkan bagaimana bentuk suatu konferensi pers.
Tetapi kamu tahu tidak sih bagaimana konsep press conference itu? Bagaimana langkah mempersiapkannya? Artikel ini bermanfaat jika kamu seorang pemilik bisnis, yang bekerja di lembaga pemerintahan, atau sebagai seorang PR profesional.
Pengertian Press Conference
Menurut Investopedia, press conference adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk memberikan informasi resmi dan menjawab pertanyaan dari media. Selain itu, konferensi pers juga bertujuan untuk menjawab isu-isu public relations yang mengancam reputasi brand atau lembaga.
Acara ini diadakan untuk menanggapi berita positif dan negatif, untuk peluncuran produk, atau untuk menginformasikan kepada media dan publik tentang informasi lain tentang perusahaan. Sebagian besar konferensi pers diumumkan melalui siaran pers, yang merupakan pernyataan tertulis yang dibuat dengan baik.
Konferensi pers biasanya dilakukan oleh manajemen eksekutif perusahaan, penghubung pers, atau staff humas. Perusahaan yang kurang terkenal dapat mengadakan konferensi pers untuk meningkatkan kesadaran merek sementara perusahaan yang sudah mapan dapat berbagi berita dengan cara yang paling positif dan meningkatkan status mereka.
Langkah Mempersiapkan Press Conference
Menyiap konferensi pers yang baik tentu harus dengan persiapan yang matang. Apalagi hasil dari konferensi pers akan beredar di berbagai media sehingga nantinya banyak orang yang akan mengetahuinya. Jika terjadi satu kesalahan saja hal tersebut tidak dapat kamu tutupi, karena ketika kamu mengundang media itu artinya setiap pergerakanmu pasti akan terekam.
Menurut UNA-USA, berikut langkah-langkah menyiapkan press conference yang baik yang dapat kamu terapkan.
1. Tentukan Waktu dan Tempat
Waktu terbaik dalam menentukan konferensi pers adalah pada hari kerja, Senin sampai Jum’at. Serta pemilihan jam di antara pukul 10 sampai pukul 2. Jangan terlalu pagi dan jangan juga terlalu sore. Pemilihan waktu ini tentu berdasarkan pada kesediaan para media yang akan datang. Kamu perlu memastikan bahwa mereka dapat hadir sesuai waktu yang sudah ditentukan.
Serta pemilihan tempat yang memadai dan nyaman untuk diadakan konferensi pers selama beberapa jam. Buatlah set yang rapi dan terlihat menarik ketika tampil di berbagai media.
2. Tentukan Spokesperson
Pilihlah orang yang dapat mewakili perusahaan untuk berbicara dengan baik di hadapan pers. Spokesperson juga harus orang yang dapat menjawab setiap pertanyaan yang terlontar dari media. Apalagi ketika kamu melakukan konferensi pers karena adanya isu public relations. Juru bicara harus memiliki skill komunikasi yang baik, jangan sampai terbawa emosi dan alur pertanyaan dari media yang sekiranya bisa menyudutkan.
3. Siapkan Naskah
Penting sekali menyiapkan naskah dari jauh-jauh hari. Perhatikan pesan dan tema yang ingin disampaikan oleh perusahaanmu. Penyampaian pesan harus berlangsung tidak lebih dari 20 menit. Ingatlah hal ini saat menulis naskah, yang umumnya tidak boleh lebih dari 3 menit hingga 5 menit. Jangan membuat media bosan dengan pesan-pesan yang tidak penting. Berikan poin-poin penting dan jadikan satu pesan utuh.
4. Tentukan Media yang akan Diundang
Buatlah list media beserta orang dari perwakilan media tersebut yang akan diundang. Tentukan apakah akan mengundang media nasional atau dengan media lokal yang lebih menjangkau ke daerah-daerah. Mengundang media minimal H-1 minggu sebelum kegiatan. Jangan terlalu mendadak karena belum tentu media bisa datang.
5. Persiapkan Jamuan Bagi Tamu
Jamuan ini berupa makanan ringan yang menjadi pendamping selama kegiatan berlangsung. Serta di pertengahan acara akan ada sesi makan bersama yang sudah tersedia. Maka dari itu, perusahaan bisa memilih vendor untuk menjadi event organizer dalam menyusun press conference tersebut.
6. Persiapkan Kit Khusus Media
Kit ini bisa berupa merchandise yang akan diberikan kepada media. Tidak perlu banyak yang penting berguna bagi yang menerimanya. Misalnya, kamu bisa memilih berbagai kit yang sesuai dengan budget yang sudah kamu tetapkan. Bisa berupa goodie bag yang berisi notebook dan tumblr.
7. Tepat Waktu
Jangan menunggu terlalu lama bagi pers yang datang terlambat. Mulai selambat-lambatnya 10 menit setelah waktu yang dijadwalkan pada rundown acara. Bagikan kit bagi pers dan minta setiap reporter mencatat namanya di lembar pendaftaran. Simpan ini untuk catatan masa depan. Jika ada dua atau lebih perwakilan media yang sudah datang, maka mulailah tepat waktu. Pastikan untuk memperkenalkan diri kamu dan juru bicara kepada pers. Membangun hubungan dengan pers akan membantu kamu dalam jangka panjang.
8. Ucapkan Terimakasih
Terakhir, ucapkan terima kasih kepada pers yang datang saat acara selesai. Selanjutnya, sediakan pembicara untuk wawancara individu sesudahnya. Siapkan spanduk dengan logo perusahaan sebagai latar belakang wawancara.
