Pengertian Event Organizer
Event organizer merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa dalam penyusunan suatu acara atau kegiatan. Biasanya menyusun kegiatan-kegiatan besar yang diadakan oleh perusahaan atau pemerintah. Perusahaan biasanya memiliki spesialisasi seperti khusus untuk wedding organizer, corporate events, family ataupun outbond events. Tetapi ada juga perusahaan yang bergerak di semua spesialisasi tersebut.
Perusahaan event organizer bekerja untuk memenuhi keinginan klien, serta memberikan ide untuk acara tersebut agar berjalan dengan baik. Perusahaan akan menawarkan berbagai macam paket seperti paket keseluruhan acara yang dihandle dari perencanaan hingga eksekusi dan evaluasi akhir. Adapula yang hanya sebagian saja seperti penyediaan produksi. Hal tersebut bergantung pada kesepakatan antara perusahaan event organizer dan klien.
Bagaimana Perusahaan Event Organizer Bekerja
- Memahami kebutuhan klien: Event organizers bekerja untuk klien untuk memahami dan memenuhi tujuan mereka dalam mengadakan acara, kesesuaian budget, dan visi kegiatan tersebut.
- Budgeting: perusahaan harus bisa mengalokasikan budget ke berbagai kebutuhan seperti katering, dekorasi, entertainment, dan kebutuhan acara lainnya. Membuat kegiatan dengan budget yang sesuai tentu akan menjaga ekpektasi klien terhadap perusahaan.
- Pemilihan venue: perusahaan melakukan observasi dan pemilihan venue yang tepat sesuai dengan kebutuhan klien dan budget yang diberikan.
- Logistik: perusahaan mengurus kebutuhan logistik seperti transportasi, akomodasi, dan staffing.
- Marketing dan promosi: mereka membuat strategi marketing dan melakukan promosi untuk menarik peserta menghadiri kegiatan tersebut.
- Event production: Mereka mengawasi penyiapan acara, mengelola vendor, dan memastikan acara berjalan dengan lancar.
- Post-event evaluation: Mereka melakukan evaluasi acara untuk mengukur keberhasilannya dan mengidentifikasi area untuk perbaikan.
Skill yang Harus Dimiliki oleh Perusahaan Event Organizer
Event organizer harus memiliki berbagai keterampilan dan kemampuan untuk dapat sukses dalam mengorganisir sebuah acara. Berikut ini adalah beberapa skill yang harus dimiliki oleh perusahaan event organizer:
1. Kemampuan Manajemen Proyek
Perusahaan event organizer harus dapat mengelola proyek acara dari awal hingga akhir, termasuk merencanakan, mengatur, dan memantau semua aspek yang terlibat dalam acara tersebut.
2. Kreativitas
Perusahaan event organizer harus memiliki kemampuan untuk berpikir kreatif dan membuat acara yang unik dan menarik untuk klien dan tamu.
3. Kemampuan Komunikasi
Perusahaan event organizer harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik untuk dapat bekerja dengan klien, vendor, dan timnya dengan efektif.
4. Kemampuan Negosiasi
Perusahaan event organizer harus dapat bernegosiasi dengan vendor dan klien untuk memperoleh harga terbaik dan memastikan bahwa semua aspek acara diatur dengan efisien.
5. Pengalaman Industri
Perusahaan event organizer harus memiliki pengalaman dan pengetahuan yang luas tentang industri event, termasuk tren terbaru, vendor, dan teknologi terbaru yang dapat membantu meningkatkan kualitas acara.
6. Kemampuan Multitasking
Mereka harus dapat bekerja pada beberapa proyek sekaligus dan mengelola waktu dengan efektif untuk memastikan bahwa semua acara dapat diatur dengan baik.
7. Kepekaan Terhadap Detail
Perusahaan harus memiliki kemampuan untuk memperhatikan detail dan memastikan bahwa semua aspek acara diatur dengan rapi dan sesuai dengan rencana.
8. Kemampuan untuk Bekerja di bawah Tekanan
Perusahaan harus dapat bekerja dengan efektif di bawah tekanan dan dapat menyelesaikan tugas dengan cepat dan efisien jika ada perubahan atau kejadian yang tak terduga selama acara.
Rekomendasi Perusahaan Event Organizer
Gcomm.id
Gcomm.id merupakan perusahaan PR yang sudah berpengalaman lebih dari 10 tahun mengurus suatu event baik dalam pemerintahan ataupun perusahaan swasta.
Beberapa perusahaan yang pernah dihandle oleh Gcomm.id adalah Bukalapak, Kementerian ESDM, Ombudsman RI, dan berbagai kementerian lainnya.
Gcomm.id memiliki spesialisasi dalam bidang corporate events seperti MICE dan berbagai event lainnya seperti launching suatu produk, sosialisasi kebijakan, press conference, dan lain-lain.
Kunjungi situs Gcomm.id di sini.
