Media briefing merupakan salah satu bentuk hubungan media dengan perusahaan atau lembaga. Media briefing adalah pertemuan yang diadakan oleh organisasi, pemerintah, dll, untuk memberi tahu pers tentang sesuatu. Sama seperti press conference, media briefing pun membutuhkan persiapan yang matang.
Namun tetap ada perbedaan antara press conference dan media briefing. Media briefing lebih informal dan jumlah media lebih sedikit untuk menjelaskan isu organisasi yang tiba-tiba muncul. Selain itu, biasanya dilakukan secara proaktif (sebelum) ataupun reaktif (setelah) ada masalah, namun harus ada kiarifikasi dari pihak manajemen.
Media briefing biasanya dilakukan oleh kementerian untuk mensosialisasikan program sekaligus menjalin hubungan baik dengan media. Seperti yang biasa kementerian luar negeri lakukan, yaitu selalu mengadakan media briefing setiap bulannya.
5 Tips Melakukan Media Briefing
Ada beberapa hal yang perlu kamu perhatikan saat melakukan media briefing.
1. Kembangkan komentar sekitar 2-3 poin utama yang ingin kamu sampaikan—lalu praktikkan.
- Sesuaikan kata-kata untuk audiens yang terdiri dari berbagai jenis reporter.
- Siapkan beberapa poin yang berdasarkan pada penelitian ilmiah. Gunakan frasa seperti “berdasarkan pada penelitian…” atau “dalam studi dari [tahun] …” untuk menandakan bahwa pernyataan yang kamu buat bukan opini, tetapi berdasar pada ilmu sains yang dapat dipertanggungjawabkan.
- Berlatih menyampaikan poin-poin penting sebelum menyampaikan informasi tersebut kepada media. Estimasikan cukup dalam 7 menit saja.
2. Masukkan data ke dalam konteks yang relevan.
- Jelaskan bagaimana data dalam hasil penelitian memengaruhi orang dan komunitas. Sehingga hal ini akan membantu presentasi yang sudah kamu buat mempunyai dasar yang kuat dan dapat memberi reporter ide cerita baru.
- Untuk wartawan yang mungkin baru mengenal topik ini, jelaskan sedetail mungkin berkaitan dengan data yang kamu dapatkan serta bagaimana data tersebut berpengaruh pada program atau informasi yang sedang kamu sampaikan. Sehingga wartawan akan mudah untuk mengerti.
Baca Juga : Cara Menyusun Content Pillar untuk Social Media Marketing
- Bagikan contoh konsep yang terkadang membuat reporter salah mengartikannya, selain itu sertakan peringatan penting yang harus mereka pastikan untuk tidak mereka abaikan. Jangan sampai membuat rilis atau artikel yang misleading kepada publik.
3. Antisipasi pertanyaan potensial dan siapkan jawaban yang ringkas dan relevan.
- Jurnalis pasti ingin mengetahui informasi lebih berkaitan dengan informasi yang kamu sampaikan. Selalu siapkan pertanyaan yang mungkin menjebak dan sulit untuk dijawab sebelum media briefing berlangsung.
- Cobalah menjawab pertanyaan terakhir yang akan kamu tanyakan di akhir pengarahan: “Apa satu pesan utama yang kamu ingin wartawan ingat untuk liputan mereka nanti?”
4. NOTE! Ini adalah live briefing.
- Mematikan suara telepon dan pemberitahuan lainnya di perangkat elektronik; lalu lakukan verifikasi sebelum pengarahan mulai bahwa mikrofon sudah berfungsi.
- Pastikan seluruh wajah terlihat, tidak terlalu dekat dengan kamera, dan menggunakan lighting.
5. Ingat DO’s dan DON’Ts.
- Nyatakan keberatan ketika kamu merasa pertanyaan tersebut memang tidak benar.
- JANGAN menebak ketika kamu tidak tahu jawabannya. Tidak apa-apa untuk mengatakan: “Maaf, itu di luar bidang keahlian saya.”
Baca Juga: Media Relations: Pengertian dan Manfaat Dalam PR
- Gunakan analogi, contoh visual, dan anekdot. Gambarkan dengan kata-kata yang mudah dan dapat kamu sampaikan kepada orang yang tidak ahli. Gunakan kata sehari-hari jangan terlalu ilmiah. Terkadang audiens tidak terlalu paham jika kata-katanya terlalu “tinggi” padahal tujuannya adalah tersebarnya informasi kepada publik.
- JANGAN menggunakan akronim, singkatan, dan jargon. Hal tersebut dapat membingungkan non-ahli dan informasi yang kamu berikan tidak tersampaikan. Alih-alih, jelaskan frasa umum yang biasa kamu gunakan.
