Prss release atau rilis pers dalam bahasa Indonesia merupakan sebuah teks atau berita resmi yang dirilis oleh suatu perusahaan atau organisasi untuk disebaran kepada media dan publik. Press release biasanya dibuat ketika ada acara penting, peluncuran produk atau layanan baru, serta informasi lainnya yang dianggap penting untuk khalayak umum.
Press release merupakan salah satu bentuk media relations yang efektif untuk membangun citra suatu perusahaan atau organisasi. Ada beberapa peran penting rilis pers dalam media relations, yaitu:
- Sebagai sumber informasi resmi untuk media
- Sebagai alat promosi produk atau layanan baru
- Meningkatkan reputasi perusahaan di media dan masyarakat
- Membantu membangun hubungan baik dengan media
- Meningkatkan visibilitas perusahaan di mata publik
Ada berbagai informasi penting yang harus ada dalam press release, seperti tanggal, waktu, lokasi, deskripsi event atau produk, informasi kontak, dan lain sebagainya. Maka dari itu, perusahaan dan organisasi harus menghindari kesalahan dalam menulis rilis pers karena dapat berdampak negatif pada perusahaan atau organisasi tersebut.
Dampak Kesalahan dalam Penulisan Press Release
Kesalahan dalam penulisan press release dapat berdampak negatif pada citra perusahaan dan bahkan, merusak media relations yang dibangun. Berikut adalah beberapa akibat dari kesalahan penulisan press release:
Tidak Menarik Perhatian Media
Press release yang tidak menarik atau tidak memiliki informasi yang relevan dan berguna bagi media cenderung terabaikan dan bahkan, tidak dapat dipublikasikan. Hal ini tentunya merugikan perusahaan karena informasi yang seharusnya disampaikan tidak dapatt tersampaikan pada publik.
Merusak Citra Positif Perusahaan
Kesalahan dalam rilis seperti informasi yang tidak akurat dapat merusak citra perusahaan. Media dan pembaca pun akan mengganggap perusahaan yang melakukan kesalahan tersebut tidak terpercaya dan tidak berkualitas. Hal ini sangat berdampak pada reputasi positif perusahaan yang sudah dibangun.
Meningkatkan Risiko Konflik
Kesalahan dalam press release juga dapat meningkatkan atau menyebabkan konflik antara perusahaa dan bahkan, dengan pihak luar lainnya. Dalam hubungannya dengan media, kesalahan seperti ini dapat membuat media menulis berita yang kurang baik dan menolak untuk meliput perusahaan tersebut di masa depan.
Mengganggu Media Relations
Jika rilis yang dikeluarkan tidak memberikan informasi yang akurat atau memiliki banyak kesalahan, perusahaan akan sulit untuk membangun hubungan yang baik dengan media dan meningkatkan visibilitasnya di media.
Mengancam Keamanan Perusahaan
Jika press release mengandung informasi yang sensitif atau rahasia, kesalahan dalam penulisan atau pengungkapan informasi yang tidak sengaja juga dapat membahayakan keamanan perusahaan dan merugikan bisnisnya.
7 Kesalahan dalam Penulisan Press Release
Agar press release yang kita buat efektif dan dapat tersampaikan dengan baik ke media dan publik, maka hindari kesalahan-kesalahan sebagai berikut:
1. Kesalahan Teknis dalam Penulisan Press Release
Kesalahan teknis atau struktur tulisan memang tampaknya hal sepele, namun sangat berpengaruh terhadap keseluruhan press release. Beberapa kesalahan teknis tersebut meliputi:
- Tidak memiliki fokus yang jelas
- Kesalahan dalam struktur seperti kesalahan penulisan headline, pengantar singkat, tubuh teks, atau kesalahan penulisan dan ejaan
- Teks terlalu panjang sehingga membuat pembaca kehilangan minat
- Kesalahan dalam penggunaan tanda baca seperti koma, titik, dan tanda hubung
2. Menggunakan Bahasa yang Sulit Dipahami
Kesalahan selanjutnya adalah penggunaan bahasa yang rumit sehingga membuat pembaca kesulitan memahami isi rilis. Maka dari itu, perusahaan harus memastikan sudah menggunakan bahasa yang mudah dipahami. Hindari juga penggunaan frasa atau singkatan yang tidak umum atau tidak dikenali pembaca.
3. Terlalu Bernada Promosi
Press release yang memberikan informasi tentang peluncuran suatu produk atau layanan memang dapat berperan sebagai sarana promosi. Meskipun begitu, teks tetap harus memberikan informasi yang objektif dan tidak terlalu banyak promosi.
Lebih baik teks tetap fokus untuk memberikan informasi yang relevan, objektif, dan dapat menarik perhatian pembaca.
4. Tidak Memperhatikan Target Audience
Tidak memperhatikan target audience saat menulis press release merupakan kesalahan yang sering tidak kita sadari. Menyesuaikan bahasa dan informasi dengan target audience yang tepat merupakan hal yang penting untuk kita lakukan agar tulisan semakin lebih efektif.
5. Kurang Informasi atau Sumber Informasi
Salah satu kesalahan fatal dalam press release adalah tidak mencantumkan informasi kontak yang jelas dan tidak mencantumkan sumber informasi. Informasi contact person sangat diperlukan agar media atau pembaca dapat menghubungi penulis untuk mendapatkan informasi lanjutan.
Tidak hanya itu, sumber informasi yang dicantumkan akan memberikan kepercayaan dan kredibilitas pada informasi yang kita sampaikan. Jangan mencoba untuk mengklaim informasi sebagai milik sendiri tanpa mencantumkan sumber yang jelas.
6. Tidak Melakukan Proofreading
Proofreading adalah aktivitas memeriksa kesalahan dalam teks dengan cermat sebelum dipublikasikan atau dibagikan. Proofreading biasanya menjadi tahapan terakhir dalam pengeditan suatu teks.
Tidak melakukan proofreading terhadap teks press release merupakan kesalahan yang terkadang dilakukan secara tidak sadar. Sebelum mengirimkan press release, sebaiknya selalu membaca ulang untuk memastikan tidak ada kesalahan yang terlewatkan.
Hindari juga mengandalkan spell check atau grammar check saja, karena tools tersebut tidak selalu bisa mendeteksi kesalahan secara tepat.
7. Tidak Mengirimkan pada Waktu yang Tepat
Kesalahan terakhir yang kadang tak kita sadari adalah tidak memerhatikan waktu pengiriman press release. Hindari mengirimkan press release pada waktu yang tidak tepat, seperti hari libur atau akhir pekan. Sebaiknya kirim press release pada hari dan jam kerja yang tepat agar lebih mudah terlihat dan mendapatkan perhatian dari media atau pembaca.
Baca Juga: Perusahaan Event Organizer yang Memiliki Reputasi Baik!
